Удобная работа с документами при помощи программы

“Евфрат 99 Deluxe”

Не секрет, что на офисных и домашних компьютерах постепенно скапливается большое количество различных документов. К ним можно отнести не только тексты (книги, статьи, рефераты, письма, таблицы, кулинарные рецепты и т.д.), но и изображения, аудио и видео–файлы.
Особенно актуальной эта ситуация становится в связи с быстрым распространением в нашей стране сети Интернет, предоставляющей практически неограниченные возможности для получения любой необходимой информации. Учитывая широкий кругозор, жажду знаний и любознательность российских пользователей нетрудно предположить, что количество, вытягиваемых из Сети документов будет ограничено только размерами винчестера.
Этому также способствуют следующие факторы. Во–первых, у большинства пользователей подключение к Интернет лимитировано по времени, возникает естественное желание сохранить интересные документы, чтобы впоследствии можно было легко к ним обратиться в режиме офф–лайн. Во–вторых, нужно учитывать то обстоятельство, что Интернет — это живой организм. Средний срок жизни документа в Сети — 2–3 месяца. Поэтому совершенно не обязательно, что вы снова найдете через какое–то время понравившийся Вам материал, если только заблаговременно не позаботитесь о его сохранении на своем компьютере.
Таким образом, ориентироваться в нагромождении папок и файлов, в разное время появившихся на компьютере, уже просто не представляется возможным. Это приводит к тому, что, согласно статистике, треть своего времени пользователь может провести в поиске нужной информации!
Помогает пользователю, не утонуть в море документов электронный архив “Евфрат”, совмещающий в себе и базу данных и поисковую систему. Программа активно развивается, ее возможности постоянно расширяются, и в настоящий момент доступна версия “Евфрат’99 Deluxe”.
Давайте посмотрим на примерах, как использование “Евфрата” облегчает работу с документами. Допустим, Вы решили систематизировать коллекцию кулинарных рецептов. Для этого при открытии программы “Евфрат” выберите пункт “Домашняя база Евфрат”. На появившемся рабочем столе программы уже создана картотека “Кулинарные рецепты” и папка “Кулинарные рецепты”. В папку вложены другие папки по видам блюд — “Салаты”, “Горячие блюда”, “Первые блюда”, “Напитки”. При желании Вы можете легко создать наряду с имеющимися папками новую, например “Десерты”. В папках размещаются документы, которые фактически являются ссылками на файлы с рецептами на Вашем компьютере. Чтобы добавить новый документ, выберите текстовый файл с соответствующим рецептом и назовите документ, например “Салат Оливье” (если Вы этого не сделаете, то по умолчанию документу будет присвоено название файла, например “olivier.txt)”. Более того, если у Вас есть картинка с изображением блюда, Вы можете легко привязать файл с изображением к текстовому файлу, так что они образуют в базе единый документ. В последствии, при просмотре документа, Вы сможете посмотреть и рецепт, и картинку.
После того, как Вы создали все необходимые документы и папки, настала пора привязать к Вашим документам некоторые признаки, называемые программой реквизитами. Для чего это нужно? А для того, чтобы затем мгновенно находить по заданному признаку нужный документ.
В программе уже имеются реквизиты для кулинарных рецептов — “тип блюда”, “основные ингредиенты” и “комментарий к блюду”. Они занесены в картотеку “Кулинарные рецепты”. Для того чтобы проиндексировать все рецепты, просто переместите папку “Кулинарные рецепты” на соответствующую картотеку. Откроется экран индексации, на котором слева расположены реквизиты, а справа выводится сам документ. Значения реквизитов вводятся с клавиатуры или просто перетаскиваются мышью из текста документа на реквизит, например на реквизит “основные ингредиенты” — слова “капуста”, “картофель”, “морковь” и т.д.
После индексации всех рецептов, при открытии картотеки в окне показываются ярлыки всех проиндексированных документов, а также таблица с документами и их реквизитами, которая, кстати, одним нажатием кнопки экспортируется в Excel.
Теперь можно воспользоваться возможностями созданной базы данных. Например, Вы собираетесь готовить, и у Вас под рукой есть морковь, картофель и лук, но нет капусты. Задача — найти в базе подходящий рецепт. Нажмите кнопку “Запрос” и в открывшемся окне “Поиск документов” в списке реквизитов найдите пункт “основные ингредиенты”. В нем выберите “морковь”, “картофель” и “лук” и добавьте их с префиксом “И”, а “капуста” добавьте с префиксом “НЕ”. После этого поисковая машина найдет все рецепты, где есть морковь, картофель и лук, но нет капусты. Теперь предположим, что Ваше хобби — компьютерные игры, и у Вас скопилась большая коллекция обзоров, описаний, скриншотов и даже музыки из игр. Чтобы систематизировать все это богатство, Вам будет нужно, как и в предыдущем случае, создать специальную папку (папки) и подготовить документы.
Далее, чтобы проиндексировать эти документы, создайте специальные реквизиты, которых пока не было: “жанр”, “год выхода”, “фирма–издатель”, “фирма–разработчик” и т.д. При этом Вы можете задать фиксированный словарь значений реквизита, т.е. реквизиту “жанр” будут соответствовать значения “стратегия”, “квест”, “3D–action” и т.д. Это нужно для того, чтобы при индексации документа не вводить значения реквизита каждый раз вручную, а выбирать его из удобного выпадающего меню.
Затем создайте картотеку под названием, например, “Компьютерные игры”. После этого откройте и отредактируйте ее, т.е. задайте реквизиты, по которым картотека будет индексировать созданные вами документы. Теперь Вы сможете поместить Ваши документы в эту картотеку и проиндексировать их по Вашим специфическим реквизитам. Таким образом, в дальнейшем Вы сможете легко выяснить с помощью функции запроса, какие игры выпустила такая–то фирма в таком–то году и т.д.
С помощью программы “Евфрат” Вы можете создать удобную картотеку не только электронной информации, но и вполне реальных книг с Ваших полок. В базе уже имеется картотека и папка “Моя библиотека”, которую Вы можете заполнить, также как и “Кулинарные рецепты”. Для этого сначала необходимо присвоить номера Вашим шкафам и полкам. Затем создайте документ для каждой книги, причем основой документа может служить отсканированное изображение обложки, текст с аннотацией, а можно и вовсе обойтись без файла, тогда весь документ будет состоять из заголовка и реквизитов “автор”, “название”, “шкаф и полка”. При помощи запроса Вы всегда сможете быстро узнать по любому из реквизитов, где находится нужная книга, что немаловажно, особенно, если у Вас богатая библиотека.
Для тех, кто уже пользовался предыдущими версиями программы “Евфрат”, сообщаем, что в “Евфрат’ 99 Deluxe” появились следующие новые возможности:

Новый интерфейс

• Новый вид пиктограмм объектов и кнопок на основной и вспомогательных панелях инструментов.
• Использование картинок и анимации для оживления интерфейса
• Упрощенный диалог построения поискового запроса
• Просмотр реквизитов документов в виде таблицы с возможностью сортировки
• Новые пиктограммы типов реквизитов при показе в виде списка
•  Возможность упорядочивания реквизитов по картотекам
• Просмотр и навигация по иерархии папок Евфрат в виде дерева.

Новый подход к созданию документов

• Новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных источников
• Предварительный просмотр файлов перед внесением в систему
• Мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе
• Загрузка Интернет документов, с показом WWW–сервера в виде дерева

Сканирование

• Встроенные средства сканирования со всех TWAIN совместимых сканеров
• Получение черно–белых, серых и цветных изображений документов
• Управление параметрами сканера (разрешение, яркость, контрастность, размер изображения)

Распознавание

• Распознавание отсканированных документов
• Распознавание изображений форматов TIFF, PCX, BMP и других
•  Поддержка Русского, Английского смешанного Русско–английского языков распознавания
• Возможность ручной фрагментации при распознавании документов сложной топологии
• Словарный контроль при распознавании

Улучшенная функция “Контроль Исполнения”

• Дополнительные реквизиты “Фактическая дата исполнения” и “Отметка об исполнении”
• Два состояния документа на контроле — “На контроле” и “Исполнен” с простановкой отметки об исполнении и даты.
• Различные варианты фильтрации документов
• Исполненные с нарушением срока
• Исполненные в срок
• Просроченные (неисполненные)
• Которые должны быть исполнены сегодня
• Которые должны быть исполнены в указанный срок

спонсор статьи: