Универсальная система управления документами

Введение

Вряд ли найдётся человек, который будет спорить с утверждением, что XX

Что же ждёт нас в XXI веке?! Появление локальных компьютерных сетей

Кроме этого, полученная информация должна быть обработана, проанализирована и систематизирована, иначе её использование не возможно. Появление компьютера избавило от большей части рутинной работы с бумажными документами, однако появилась новая проблема - эффективное управление электронной информацией, ведь средства операционной системы достаточно ограничены и не позволяют решать многих жизненно важных задач предприятий при работе с документами. Поэтому пришло время создания специализированных систем управления документами, автоматизации делопроизводства и документооборота.

В России ведущей системой такого рода стала программа «Евфрат», разработанная компанией Cognitive Technologies в 1995 году. Программой сразу же заинтересовались организации с большим объёмом документооборота - система управления документами «Евфрат» была внедрена в таких государственных учреждениях, как пресс-служба Правительства РФ, Пенсионный фонд РФ, администрация Московской области, Госдума; банковские и финансовые структуры: Сберегательный Банк, Газпромбанк, Агропромбанк, Нефтехимбанк; предприятия промышленности: АЗЛК, АМО ЗИЛ, ГАЗ; средства массовой информации: «Финансовая Газета», ИА «Интерфакс», журнал «Юность», «Московский Комсомолец» и многих других.

Программа «Евфрат» - коробочный продукт, доступный, благодаря своей невысокой стоимости и универсальности, средним и малым предприятиям, в которых объём документооборота (создание, получение, отправка, визирование, хранение, поиск документов) составляет хотя бы несколько документов в день. Количество пользователей «Евфрата» составляет на сегодняшний день уже более 110 тыс. чел., и столь большое число за 5 лет существования программы вполне объяснимо. Программа «Евфрат» позволяет создать единое информационное пространство предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и поэтому легкодоступны. Подсчитано, что применение системы способно сэкономить до 30 - 40 процентов рабочего времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции. Кроме того, предприятию не требуется труд высококвалифицированных компьютерных специалистов, нанимаемых для создания собственного программного обеспечения, т. к. программа «Евфрат» отличается комплексностью подхода и универсальностью решения задач делопроизводства любого предприятия. Поэтому внедрение системы «Евфрат» на среднем и малом предприятии становится источником снижения затрат на обслуживание процесса документооборота, что, как следствие, отражается на повышении производительности труда и конкурентоспособности организации в целом.

Проблемы пользователей при работе с документами и способы их решения

Хранение и поиск документов

С каждым днём на любом предприятии увеличивается объём бумажных и электронных документов, нуждающихся в хранении и своевременной обработке. Электронные документы, также как и бумажные, постепенно накапливаются и превращаются в груду бесполезной информации, в которой очень трудно ориентироваться и находить нужные сведения. Всё это приводит к значительным временным затратам, что в конечном итоге отрицательно отражается на производительности труда всех сотрудников, начиная от секретаря и заканчивая директором. Система управления документами включает в себя электронный архив для хранения большого объема информации и быстрого нахождения в нем нужных документов. Чтобы отыскать срочно понадобившийся документ, не потребуется перерывать груды бумаг в папках - электронный документ будет найден за доли секунды, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранением первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Перевод бумажных документов в электронный вид

Кроме этого, во многих предприятиях есть документы, хранящиеся в бумажном виде и требующие перевода в электронный. Для решения этой проблемы в систему «Евфрат» интегрированы средства импорта изображений со сканера и модуль оптического распознавания текстов одной из самых распространённых OCR-систем CuneiForm. Это позволяет прямо в «Евфрате» преобразовать бумажный документ в электронный, не прибегая к вызову внешних приложений, зарегистрировать документ в системе и затем уже полноценно с ним работать.

Заполнение различных форм и бланков

Значительную часть рабочего времени на любом предприятии тратится на создание и заполнение различных форм и бланков (накладные, анкеты, счета, декларации и др.).

Система управления документами позволяет автоматически заполнять поля форм, избавив Ваших сотрудников от ручного труда. Вместе с «Евфратом» поставляется комплект наиболее распространённых образцов типовых документов, а также дизайнер форм, который поможет Вам самим создавать различные формы и бланки.

Контроль исполнения документов

При обработке документов возникает проблема внесения в них изменений в определённые сроки, или же необходим контроль того, чтобы другие сотрудники вовремя обрабатывали информацию.

В системе управления документами реализована функция контроля исполнения, предназначенная, во-первых, для напоминания о документах, требующих обработки и, во-вторых, для мгновенного поиска этих документов. Система автоматически через определённое время производит запрос по заданным условиям, учитывая при этом имя пользователя или исполнителя.

Архивирование документов

При накоплении большого количества информации возникает проблема нехватки места на жестких дисках компьютера.

Для решения этой проблемы «Евфрат» позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы, причем все функции поиска и просмотра документов сохраняются в архивах. В «Евфрате» могут создаваться как файловые архивы (на CD-R, флоппи-дисках, в сети и т.д.), так и zip-архивы.

Передача документов в локальной сети и защита информации

В организации с большим количеством компьютеризованных рабочих мест делопроизводство ведётся с передачей документов по локальной сети. Для эффективного обмена данными требуется создание общего информационного пространства, причем особое внимание должно уделяться вопросам защиты информации, разграничения доступа к документам с разных рабочих станций, централизованного управления электронным архивом. Кроме этого необходим персональный режим работы, т. е. создание на отдельном рабочем месте персональной базы данных.

В системе управления документами сочетается работа в двух режимах: «клиент-сервер» и персональный режим работы. Защита информации в режиме «клиент-сервер» основывается на разграничении доступа отдельных пользователей, а также при помощи создания списков пользователей и групп.

Работа с Интернетом и электронной почтой

Большое количество организаций получают информацию через Интернет и электронную почту. Система управления документами предоставляет простой и быстрый доступ к документам вне зависимости от места их хранения. Они могут находиться на любом носителе информации, в том числе и в Интернете. «Евфрат» позволяет импортировать файлы из наиболее распространенных браузеров – Microsoft Internet Explorer и Netscape Navigator. Также можно загружать в «Евфрат» документы напрямую из Интернета, задавая их электронный адрес, с возможностью просмотра, обновления содержимого и работы с ними, как с полноценными документами «Евфрата».

Кроме этого система интегрирована с почтовыми программами, что позволяет осуществлять прямой импорт и экспорт электронных сообщений в/из системы управления документами.

Наглядность представления данных

Т. к. основными пользователями систем управления документами являются руководители, бухгалтеры, секретари и т.д., т.е. лица, не являющиеся специалистами в области компьютерных технологий, то простота и понятность интерфейса является одним из необходимых условий эффективной работы программы. Разработчики «Евфрата» постарались создать максимально понятный интерфейс, не требующий специальных знаний и долгого обучения. Наглядное восприятие информации достигается с помощью виртуального рабочего стола с располагающимися на нем объектами в виде папок, документов, корзины и т.п.

Универсальность системы управления документами «Евфрат»

Основная цель внедрения системы управления документами - минимизация ручного труда работников предприятия и, как следствие, сокращение временных и финансовых затрат на обслуживание процесса документооборота.

Универсальность работы системы управления документами заключается в отсутствии ограничений на тип вносимых документов, на область применения системы, а также в многофункциональности программы. Основной функцией является возможность поиска, которая осуществляется в три этапа: внесение документов, регистрация и собственно поиск. Кроме того, существуют дополнительные возможности, такие как печать, создание отчетов по документам, контроль исполнения, архивирование, работа с формами и др.

Внесение, регистрация и поиск документов

Уникальной особенностью системы управления документами является то, что программа хранит не файлы, а ссылки на них. Сами документы могут при этом находиться на жестком диске, на CD-ROM, на другом носителе и даже в Интернете. Такой распределенный способ хранения электронных документов весьма удобен тем, что позволяет сократить место на дисках Вашего компьютера.

Внесение документов в систему может осуществляться как с помощью мастера создания документов (в несколько шагов), так и через окно внесения новых документов (аналог проводника). Можно вносить не только единичные документы, но и целые каталоги, с вложенными папками и файлами (так называемый потоковый ввод).

Источники внесения могут быть различными: с локальных или сетевых дисков (файлы любого типа: текстовые, графические, аудио- и видео), из Интернета, со сканера или же напрямую из наиболее популярного текстового редактора Word, в который встроены макросы «Евфрата».

Следующим этапом является регистрация внесённых документов в системе, т. е. создается база данных, куда записывается информация о том, какие слова содержатся в каких файлах. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск документа по какому-то слову или словосочетанию, система не будет заново просматривать весь массив документов, а просто сверяется с информацией в базе данных и мгновенно выводит подходящие документы.

Помимо названия документам можно присвоить еще любое дополнительное количество реквизитов (признаков), по которым в дальнейшем можно было бы их различать, быстро находить и классифицировать. Реквизитами могут быть дата создания, автор, организация, входящий (исходящий номер) и т.д. Регистрация документов может проходит на этапе внесения документа в систему «Евфрат», в процессе работы или не проводиться вообще.

После проведения регистрации в системе будет возможен поиск по любому слову, содержащемуся в тексте документа или/и поиск по заданным реквизитам. Если производится поиск по словам в тексте, то Вам не надо заботиться об окончаниях слов, т. к. в «Евфрате» реализована возможность морфологического поиска, т. е. поиска по всем словоформам.

По запросу любой сложности процесс поиска занимает порядка секунды. Это достигается с помощью того, что поиск осуществляется не в самих документах, а в базе данных, созданной при регистрации (подобная технология используется в поисковых системах в Интернете).

Широта возможностей системы управления документами

«Евфрат» не ограничивается только поисковыми возможностями. Такие дополнительные функции как архивирование данных, контроль исполнения, слежение за изменениями в папках, автоматическое заполнение форм и многие другие обеспечивают универсальность работы программы. С помощью «Евфрата» можно создать систему автоматизации делопроизводства, электронный архив, справочную или информационно-аналитическую систему любого предприятия.

Заключение

Внедрение системы «Евфрат» полностью обеспечит оперативную работу с документами, сократив время на поиск и обработку данных. При этом помимо функциональных возможностей программы немаловажное значение имеет гарантированный сервис разработчика системы. Компания Cognitive Technologies оказывает постоянную сервисную поддержку каждому пользователю. Любой желающий может бесплатно ознакомиться с программой, заказав презентацию системы управления документами в офисе компании Cognitive Technologies или на своей фирме. Также Вы можете получить демонстрационные диски у разработчика или скачать с сайта в Интернете (www.cognitive.ru). Обучение работе, консультации специалистов, техническая помощь предоставляется бесплатно каждому пользователю программы «Евфрат».